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Gestão da coleção: o Banco de Dados do Acervo (BDA) do Museu Casa de Portinari

Ferramenta fundamental para o desenvolvimento das atividades previstas no Programa de Acervo do Museu Casa de Portinari, o Banco de Dados do Acervo (BDA) institucional é acessado frequentemente pela equipe técnica do Núcleo de Acervo da instituição.

Trata-se de uma plataforma construída especialmente para esse propósito, em que todos os dados acerca do objeto são registrados de forma sistemática, obedecendo às orientações do “Manual de Preenchimento do Banco de Dados do Acervo dos Museus da SEC”, que oferece aos técnicos uma possibilidade efetiva de gestão das informações, as quais podem ser cruzadas e reunidas mediante a necessidade da instituição.

Por exemplo, imagine que a equipe técnica precise avaliar o estado de conservação de todas as peças em papel ou então que seja necessário levantar quais objetos da coleção datam de antes da década de 1950. Através do BDA essas informações são facilmente filtradas e uma relação dos objetos que atendam a essas especificações pode ser impressa de forma bastante rápida.

A instituição passou a contar com esse recurso tecnológico a partir do desenvolvimento do “Projeto de Documentação”, uma ação realizada pela Secretaria de Estado da Cultura em parceria com a ACAM Portinari entre os anos de 2008 e 2010. Equipes técnicas foram enviadas aos museus paulistas para fotografar, catalogar e registrar as informações dos objetos pertencentes às coleções, sendo auxiliados pelas equipes técnicas das instituições. Na ocasião, 15 museus de 11 cidades do Estado foram contemplados e foi possível levantar um total de 80.188 objetos museológicos, 74.975 objetos bibliográficos e 646,07 metros lineares de acervo arquivístico[1].

É importante ressaltar que antes da realização do projeto, o Museu Casa de Portinari já tinha as informações relacionadas ao acervo organizadas de forma sistemática por meio do uso de livro-tombo, livro de registro, fichas catalográficas, ficha de entrada e planilhas. Estas foram as principais fontes para alimentação do novo sistema. As informações foram conferidas, algumas corrigidas e outras novas levantadas. Para melhor visualização, os dados são registrados nas diferentes guias do sistema, as quais incluem:

As informações acerca dos objetos registrados no BDA continuam a ser conferidas e novas inseridas, conforme a vida da peça se desenvolve. Eventuais restauros, ações de higienização, novos dados obtidos por meio da pesquisa do acervo representam atualizações que são feitas constantemente, melhorando assim, o dossiê de informação de cada item da coleção. No caso da Casa de Portinari, não ocorrem inserções de novos registros frequentemente, dada a dificuldade em se conseguir objetos que se relacionem ao perfil do museu: biográfico e artístico; em outras palavras, o objeto teria que ser parte integrante da casa dos Portinari em outras épocas ou se relacionar artisticamente ao pintor.

Já está prevista uma atualização do sistema que possibilitará, num momento futuro, que não só as equipes técnicas tenham acesso aos dados do objeto, mas também o público em geral. Atualmente a instituição permite o acesso público às informações por meio de requerimento formal.

[1] Dados retirados de: MONTEIRO, Juliana. Diretrizes teórico-metodológicas do projeto In: ACAM PORTINARI: Documentação e conservação de acervos museológicos: diretrizes. Brodowski: Associação Cultura de Amigos do Museu Casa de Portinari; São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura de São Paulo, 2010

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